Pour être connue et localisée par leur clientèle, toutes les entreprises doivent avoir un siège social. Il s’agit du lieu choisi officiellement par le dirigeant pour mener ses activités professionnelles. Malheureusement, la notion de domiciliation d’entreprise est souvent mal comprise. Si vous êtes entrepreneur et que vous avez du mal à cerner cette notion, ce guide complet vous apporte toutes les informations importantes à savoir.
Que comprendre de la domiciliation d’entreprise ?
La domiciliation d’entreprise est l’adresse postale renseignée par le dirigeant lors de la création de son entreprise. Elle doit être donnée par ce dernier au moment de l’immatriculation de l’entreprise. En termes plus simples, c’est l’adresse légale où est située physiquement ou non l’entreprise. Pour les sociétés, on parle de siège social. C’est donc à cette adresse que l’entreprise reçoit sa clientèle ou les différentes correspondances qu’elle pourrait recevoir.
Il importe de choisir une domiciliation pour son entreprise car, elle permet de déterminer le tribunal de commerce compétent en cas de litige. C’est grâce à ces coordonnées qu’on peut aussi déterminer le service d’impôts et le taux d’imposition de la CFE auquel sera soumise l’entreprise. Une fois la domiciliation d’entreprise faite, l’adresse postale doit figurer sur tous les documents administratifs tels que :
- Les factures ;
- Les bons de commandes ;
- Les cartes de visites ;
- Les contrats de travail ou de prestations de service.
Domiciliation d’entreprise : est-ce obligatoire ?
La création d’une entreprise nécessite l’accomplissement de certaines formalités obligatoires. Parmi celles-ci, on retrouve la domiciliation d’entreprise. C’est en effet l’une des conditions obligatoires à remplir pour procéder à l’enregistrement et à l’identification de la société au Registre des Commerces et des formalités.
Pourquoi domiciliation son entreprise ?
La domiciliation d’entreprise est souvent motivée par diverses raisons.
Une solution à l’incapacité financière de l’entreprise
La domiciliation d’entreprise peut être motivée par une incapacité financière de l’entreprise. C’est le cas par exemple lorsque le dirigeant ne dispose pas de moyens financiers suffisants pour louer des locaux commerciaux. Procéder à une domiciliation lui permettra de se dégager des frais nécessaires pour la location de locaux commerciaux.
Un faible besoin en bureaux
D’un autre côté, un faible besoin en bureaux peut conduire une entreprise à domicilier son entreprise. Les entreprises qui font du e-commerce ou qui proposent uniquement des prestations de service sont les plus concernées. Ces activités ne nécessitent généralement pas que l’entreprise ait des bureaux physiques.
Un transfert de siège social aisé
Opter pour la domiciliation d’entreprise offre aussi aux entreprises une véritable souplesse quant à la nécessité de libérer les locaux commerciaux loués. C’est l’hypothèse où l’entreprise ne disposant plus de ressources financières pour supporter les frais de location, décident de rompre le contrat. Elle pourra le faire sans encombre avec la domiciliation.
L’accès à des adresses stratégiques
Faire domicilier votre entreprise auprès d’une société de domiciliation d’entreprise vous fait profiter des avantages d’une adresse stratégique. En effet, il est important pour une entreprise d’assoir sa crédibilité et d’améliorer son image auprès de sa clientèle. Avoir son entreprise domiciliée dans une zone prestigieuse tel que les Champs Elysées ne fera que booster votre crédibilité.
Où faire domicilier son entreprise ?
Pour faire domicilier votre entreprise, vous disposez de plusieurs solutions. Vous pouvez le faire à votre domicile personnel, au domicile de votre représentant légal, auprès d’une société de domiciliation d’entreprise ou dans un local propre à l’entreprise.
Domiciliation au lieu d’habitation personnel
Si l’entrepreneur dispose d’assez d’espace à son domicile personnel, il peut y domicilier son entreprise. Cependant pour le faire, certaines règles sont à respecter. L’entrepreneur doit signifier au bailleur ou au syndicat de copropriété, son intention de faire de son domicile personnel, l’adresse postale de son entreprise. Il doit donc obtenir avis favorable avant toute installation.
Cette mention doit précéder l’inscription au Registre du Commerce et des Sociétés. Par ailleurs, il faut également que l’entrepreneur qui utilise le domicile soit le dirigeant et exerce une activité légale sans nuisance. Dans ce cas d’espèce, il est recommandé de souscrire à une assurance si vous devez stocker et protéger du matériel professionnel chez vous.
Domiciliation au lieu d’habitation du représentant légal
Le lieu d’habitation du représentant légal de votre entreprise peut aussi faire office d’adresse postale. Le représentant légal pour la plupart des cas est également le dirigeant. Si son domicile est choisi au titre de représentant légal, alors cette domiciliation d’entreprise sera valable pour une durée maximum de 5ans. Si durant cette période le représentant légal déménage, le nouveau domicile représentera la nouvelle adresse.
Toutefois, ce changement d’adresse devra faire l’objet d’une notification au Registre du commerce et des sociétés (RCS) faisant mention de la nouvelle adresse. Un manquement à cette exigence peut entraîner une radiation du représentant légal au RCS.
Auprès d’une société de domiciliation
L’entreprise peut choisir de domicilier son entreprise auprès d’une société de domiciliation.
Une société de domiciliation d’entreprise est une structure qui propose à toute entreprise quel que soit son statut juridique, une adresse postale, commerciale et administrative. L’intérêt pour une entreprise de solliciter les services d’une société de domiciliation réside dans le besoin de trouver une bonne adresse.
En effet, pour la croissance économique de l’entreprise avoir son siège social dans un quartier prestigieux et réputé pour son effervescente économique est un atout.
Vous avez donc la possibilité de choisir votre adresse administrative dans une grande ville sans pour autant y habiter réellement.
La société de domiciliation d’entreprises vous propose donc une sélection d’adresses. Il vous revient alors de choisir celle qui correspond le plus à votre secteur d’activités et à vos ambitions. Outre une adresse postale fiable, les services d’une société de domiciliation s’étendent également à :
- La mise à disposition d’un local conforme aux règlements à un prix compétitif ;
- La gestion du courrier et des colis ;
- La permanence téléphonique ;
- La gestion administrative ;
- Les conseils juridiques.
Tout dépend des services que vous souhaitez confier. Le choix de l’adresse postale et les services délégués sont consignés dans un contrat de domiciliation.
Domiciliation en pépinière d’entreprises
Si vous ne disposez d’assez de ressources financières pour louer un local commercial propre, vous pouvez domicilier votre entreprise en pépinière d’entreprises. Il s’agit en effet d’une domiciliation d’entreprise dans un local commercial partagé entre plusieurs entreprises.
Cette alternative est une solution avantageuse car l’entreprise se décharge d’une partie considérable des frais liés à la location de locaux. Elle peut partager aussi bien le même siège social que les essentiels du bureau tels que :
- Les mobiliers ;
- La connexion internet ;
- Les appareils électroniques ;
- La salle de réunion.
Les entreprises optent généralement pour la domiciliation d’entreprise en pépinière d’entreprises pour un durée limitée qui peut varier d’une journée à un an. Tout dépend donc des besoins de l’entreprise.
Domiciliation dans un local commercial
Si aucune de ces solutions ne vous convient, vous pouvez choisir de louer un local commercial spécifique pour vos activités. Même si cette solution semble la plus onéreuse, il faut mentionner que vous bénéficiez d’une grande liberté en ce que concerne l’aménagement des locaux. Une entreprise ayant un certain nombre d’années d’existence et un chiffre d’affaire pérenne pourra mieux s’en sortir avec cette option de domiciliation.
Quelques conseils pour bien choisir une société de domiciliation d’entreprise
Les tarifs proposés par les sociétés de domiciliation d’entreprise ne sont pas fixes. Ils peuvent varier en effet du simple au triple, ce qui peut rendre difficile la comparaison des prix sur le marché. En effet, certaines sociétés de domiciliation proposent des offres qu’elles présentent comme facultatives. Mais en réalité, elles ne le sont pas.
Il s’agit d’offres incomplètes qui sont surfacturées à tel point de faire vite grimper la note. L’idéal dans ce cas, est de définir clairement à votre société de domiciliation vos besoins réels en tant qu’entreprise. La gamme de services proposés étant très large, vous pouvez opter pour une simple domiciliation ou y associé un service d’accueil à part entière.
