Quelles sont les missions principales d’une hôtesse d’accueil à Toulouse ?

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hôtesse d'accueil

L’hôtesse d’accueil est le premier contact des visiteurs. C’est pourquoi, elle doit avoir une présentation impeccable. C’est la condition première afin de pouvoir être recrutée pour exercer ce métier. Mais, en quoi consiste-t-il exactement ? Quelles sont les tâches à réaliser ?

La mission première est l’accueil physique

La tâche principale de l’hôtesse d’accueil est de se charger de l’accueil physique. Que ce soit un client, un fournisseur, un livreur… c’est vers elle qu’ils vont se diriger en arrivant dans les locaux.

L’accueil physique se compose de plusieurs missions dont :

– Accueillir : Elle est le premier contact pour les personnes qui arrivent dans l’entreprise. Elle doit alors se renseigner sur la raison de la venue des personnes afin de répondre correctement à leur demande. Elle est en charge de filtrer les entrées pour que seules les personnes autorisées puissent pénétrer dans l’entreprise. Elle leur remet un badge qui permet de les identifier. Cela impose d’avoir une parfaite connaissance de l’entreprise, des lieux de réunion, des quais, de la disposition des bureaux… Elle peut aussi prendre les messages et les transmettre.

– Renseigner : Certains visiteurs ont besoin d’avoir des informations. L’hôtesse d’accueil a un rôle d’informateur et de médiateur. Une bonne connaissance de l’entreprise, de ses produits, de son actualité et de sa ligne de communication est le prérequis pour pouvoir répondre à toutes leurs questions de façon efficace et fiable.

– Orienter : Le visiteur qui ne connaît pas les lieux a besoin d’être orienté correctement pour savoir où se rendre, de même qu’un livreur ou un nouveau personnel. Elle va les guider voire les conduire jusqu’à l’endroit où il doit se rendre. Elle exerce ainsi au sein d’un pôle d’information et de renseignement.

Quelle que soit la personne qu’elle a en face d’elle et son humeur, elle doit être capable de gérer son stress et garder son sang-froid afin de réaliser un accueil de qualité. En cas d’urgence, les hôtesse d’accueil peuvent faire appel à leur référent, souvent briefé directement par l’agence à laquelle ils appartiennent comme l’agence Mahola par exemple.

L’hôtesse d’accueil gère le standard

Le second rôle de l’hôtesse d’accueil est d’assurer un accueil téléphonique. Là aussi, elle a un rôle d’informateur car elle doit savoir répondre aux éventuelles questions de ses interlocuteurs concernant l’entreprise. Elle les oriente téléphoniquement vers la bonne personne pour que leur demande soit prise en charge. Et, si l’interlocuteur demandé n’est pas disponible, elle prend les messages.

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Lors de la gestion du standard, elle doit veiller à donner une bonne image et respecter les règles d’un bon accueil téléphonique en décrochant rapidement puis en présentant l’entreprise et en manifestant de l’intérêt pour le client afin de permettre un traitement approprié de sa demande, de ses objections ou de ses réclamations puis prendre congé. Dans tous les cas, l’hôtesse d’accueil doit avoir une écoute attentive, une bonne articulation, un débit pas trop rapide et une bonne intonation.

Des tâches administratives possibles

Depuis ces dernières années, le métier d’hôtesse d’accueil évolue ainsi que les tâches qui lui sont confiées. Elle doit se montrer polyvalente afin de réaliser d’autres missions notamment d’ordre administratif. Ainsi, elle peut être amenée à trier le courrier, réaliser son arrivage ou encore à s’occuper de la rédaction de celui-ci.

Il peut aussi lui être demandé de gérer les plis et les colis, de s’occuper des réservations de taxi, de vol ou d’hébergement dans le cadre de déplacements par exemple. Certaines sont aussi en charge des salles de réunion, leur agenda et la mise en place du matériel avant les réunions.

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